PRR Project

Summary

O projeto TASKHUB – Plataforma Web de Gestão de Pendentes e Responsabilidades visa a aquisição e implementação, em regime chave na mão, de um sistema digital que endereça uma carência concreta da empresa: a gestão dispersa e manual de tarefas e pendentes através de vários ficheiros Excel, emails e documentos informais. Esta situação impede uma visibilidade real dos estados de cada pendente, dos prazos associados e das responsabilidades atribuídas, gerando atrasos, retrabalho e dificuldades de supervisão entre departamentos.A solução proposta permite registar, classificando cada pendente com campos adaptáveis — área/departamento, responsável atribuído, data de registo, data de atribuição, data de abertura, prazo de conclusão e data efectiva de finalização —, bem como definir estados ao longo do ciclo de vida (por exemplo: registado, atribuído, em curso, em revisão, concluído). Os utilizadores terão perfis diferenciados (Administrador, Gestor de Departamento, Colaborador) que garantem governança adequada e controlo de acessos, permitindo que a hierarquia da empresa seja respeitada e que as responsabilidades fiquem claramente definidas. Sempre que um pendente for criado ou alterado, o sistema emite de imediato notificações automáticas ao responsável designado, assegurando que nenhuma tarefa permanece sem acompanhamento.O acesso será assegurado via web, garantindo que o sistema está disponível em qualquer estação de trabalho da empresa e sendo configurado para arranque automático no início do dia laboral — de modo a que cada colaboradora ou colaborador comece o seu turno com uma visão clara das tarefas pendentes ou em atraso. Ao longo do projeto, será entregue um painel de indicadores e relatórios analíticos que incluem métricas como: número de pendentes registados, percentagem resolvida, média de tempo de conclusão, distribuição por departamento e responsáveis, e o número de pendentes em atraso. Esta monitorização permite à empresa orientar a melhoria contínua, tomar decisões informadas sobre fluxos de trabalho e avaliar a produtividade interna.O contexto da intervenção é determinante: apesar de ter sido testado no mercado software standard de gestão de tarefas, nenhum se adaptou ful-mente aos requisitos específicos desta empresa quanto a campos personalizáveis, hierarquia de atribuição, alertas automáticos e arranque diário integrado. O projeto responde, assim, não apenas à aquisição de um software, mas à transformação digital de um processo crítico para a atividade da empresa — a coordenação entre várias equipas e a garantia de que todos os pendentes são monitorizados e concluídos em contexto de tempo real.Com a implementação do TASKHUB, a empresa dará um salto qualitativo na organização interna, melhorará a comunicação interdepartamental, aumentará a fiabilidade dos prazos e fortalecerá a sua estrutura de controlo operacional. A intervenção está em linha com os objetivos do Sistema +Digital Madeira ao promover a digitalização de processos